Организация информации – третий «кит» нашей самоорганизации

Вам становится все труднее ориентироваться в имеющейся у вас информации? Тратите все больше и больше времени на поиски нужных папок и файлов? Пыльные стопки бумажных документов застилают солнце и медленно, но верно оккупируют ваше рабочее пространство?

Есть ли спасение от всего этого? Да, конечно! Найдем решение вместе…

Кто не упорядочивает информацию, тот
не может заработать на информации.

Ден Кеннеди

Коллеги, в предыдущих статьях нашей Серии мы с вами:

• рассмотрели главные проблемы начинающего инфобизнесмена и выяснили, почему для него так важна самоорганизация (статья 1);
• прошли краткий теоретический «курс молодого бойца» по основам самоорганизации личности (статья 2);
• получили общее представление о системе «Самоорганизация инфобизнесмена» («СОИ») и разобрались, из каких компонентов она состоит (статья 3);
• изучили важный компонент «СОИ», являющийся отправной точкой нашей грамотной самоорганизации – «Постановка целей» (статья 4);
• познакомились с эффективными методами планирования нашей повседневной деятельности (статья 5) и организации рабочего пространства (статья 6).

* * *

В статье, посвященной описанию системы «Самоорганизация инфобизнесмена» («СОИ»), отмечено, что одним из ее компонентов (наряду с «Организацией времени», «Организацией пространства» и др.) является «Организация информации».

Глубоко убежден, что значение этого компонента для нашей самоорганизации и личной эффективности переоценить невозможно.
Вот эту тему давайте сегодня и обсудим.

Ведь кому, как не нам, волшебникам и кудесникам информационного бизнеса, говорить об организации информации, не правда ли?!

«Классификация… как много в этом звуке
для сердца русского слилось!»

В работе с информацией существует масса эффективных приемов, методик и «секретов», подробно рассмотренных в специальной литературе. Не вижу смысла здесь их дублировать.

Не стану обсуждать и всевозможные тонкости хранения информации, ее резервного копирования и прочие сугубо технические «примочки». В этой сфере и без меня хватает грамотных специалистов.

В данной статье остановлюсь лишь на одном-единственном вопросе, но…
Вопрос этот – по моему скромному мнению – является ключевым (и даже основополагающим!) для грамотной организации информации.

Речь пойдет о КЛАССИФИКАЦИИ информации.

Как и все наши предыдущие деяния, классификацию будем проводить с целостных, системных позиций и, конечно же, применительно к информационному бизнесу!

* * *

В любой сфере человеческой деятельности существуют самые разные критерии классификации чего бы то ни было. Для информации такими критериями являются, например:

• источники получения;
• цели использования;
• виды носителей;
• форматы представления;
• периодичность получения;
• степень секретности и др.

Безусловно, список критериев можно продолжать еще и еще…

«Таки да, но нет»!

Не станем погружаться в излишнее наукообразие и теоретизирование. Тем более, что не каждый критерий актуален для нашего бизнеса. Давайте лучше сразу перейдем к практическим вопросам.

Нам с вами, доблестным инфобизнесменам, приходится иметь дело с чрезвычайно большим массивом информации.
Чтобы грамотно его упорядочить, классификацию информации следует проводить с учетом двух важных моментов:

• специфика нашего инфобизнеса;
• наши индивидуальные предпочтения и склонности.

Как следствие, возможны различные способы классификации одного и того же информационного массива. Единого рецепта здесь нет и быть не может в принципе.

Тем не менее, можно сформулировать некоторые общие советы и рекомендации, цель которых – максимально упорядочить всю нашу информацию и повысить эффективность работы с ней. Вот об этом далее и поговорим.

Безбумажный офис?
«Мечты, мечты, где ваша сладость…»

Начну с самого простого совета:

Вне всякого сомнения, большая часть информации у нас представлена в цифровом виде.
Вместе с тем, нашим шаловливым ручкам еще не скоро суждено забыть волнующую шероховатость бумаги.

О чем идет речь?

Во-первых, о документах. Несмотря на тенденцию цифровизации всех сфер нашей жизни, невзирая на замечательный портал «Госуслуги» и иже с ними, 100-процентный отказ от бумажной документации нам пока не грозит!

Во-вторых, вы – как эксперт в своей сфере деятельности – наверняка заботитесь о своем профессиональном росте и работаете с различными обучающими материалами, в том числе с книгами и периодическими деловыми изданиями (СМИ).
И отнюдь не все они представлены в электронном виде. Без традиционных бумажных изданий нам иногда тоже не обойтись…

В-третьих, даже электронные книги и обучающие курсы зачастую целесообразно вывести на бумагу и работать с ними в печатном виде.
Ваши добрые усталые глаза будут вам бесконечно благодарны!

Подобных примеров можно привести еще много, но и рассмотренных, надеюсь, вполне достаточно. Какой же из всего этого следует практический вывод?

Он прост, как хозяйственное мыло: на нашем рабочем месте должно быть предусмотрено упорядоченное хранение информации на бумажных носителях – от разрешительной документации до учебных пособий.
Документы – в соответствующих папках (скоросшивателях), книги и журналы – в шкафах и/или на полках.

Итак, друзья, мы с вами – возможно, даже и сами того не заметив – классифицировали свой бесконечный информационный массив по одному из основных критериев – по виду носителя информации (цифровой / бумажный).

Воистину, наш глубоко научный подход живет и побеждает!
О’кей, будем развивать успех.

«Разделяй и властвуй!»

Следующий важный момент – всю информацию, которой мы оперируем, следует четко разделить на два крупных класса:

• информация, связанная с предметной областью;
• информация, связанная с ведением инфобизнеса.

Под предметной областью подразумевается предмет (отрасль знаний, дисциплина, тематика), который мы «преподаем» целевой аудитории, которому мы обучаем своих клиентов и делимся с ними полезным контентом.

Здесь поле нашей деятельности безгранично!

Мы можем учить изготовлению корпусной мебели, написанию электронных книг, дрессировке немецких овчарок, личностному росту, быстрому похудению, вязанию крючком, выращиванию голубых (в сиреневую крапинку) помидоров и т.д. и т.п.
Вот это и есть предметная область для каждого из нас.

* * *

Под ведением инфобизнеса предполагается выполнение определенных действий с целью получения прибыли от продажи информационных товаров и услуг, востребованных нашей целевой аудиторией (ЦА).

Казалось бы, деление информации на два рассмотренных класса вполне очевидно, не правда ли?

Согласен, очевидно. Но если бы вы только знали, как много предпринимателей – особенно начинающих – никогда об этом даже и не задумывались…

Твердо усвойте эту простейшую классификацию – и упорядоченность вашего инфобизнеса сразу же возрастет на порядок (простите за тавтологию)!

Когда мне не хватает моих цыплячьих мозгов, стараюсь помочь им глазами. Иными словами, пытаюсь стоящую передо мной проблему представить визуально, на бумаге, с использованием графических изображений. Очень помогает, рекомендую!

Давайте воспользуемся этим замечательным опытом и – для пущей наглядности – закрепим сказанное выше в графическом виде:

Вдоволь налюбовавшись приведенной схемой, продолжим наводить элементарный порядок в наших бумагах, файлах и мозгах, продвигаясь – в соответствии с системным подходом – об общего к частному.

От теории – к практике

Информация, связанная с предметной областью, может быть, в свою очередь, разделена на два крупных блока. Условно назовем их «Теория» и «Практика».

«Теория» – это всевозможные книги и статьи, журналы и газеты, обзоры и аналитические материалы, руководства и инструкции, а также прочие материалы других авторов, которые мы изучали, изучаем и будем изучать для того, чтобы стать признанным экспертом в глазах нашей ЦА.

Этого вопроса мы чуть ранее уже коснулись, отметив, что данная информация может быть представлена как в цифровом виде, так и в старом добром бумажном (печатном).

По сути, это «База знаний», которая способствует нашему постоянному профессиональному росту в выбранной предметной области.

Чтобы мы могли легко, быстро и изящно ориентироваться в данной информации, ее, конечно же, следует классифицировать по темам, подтемам и т.д.

«Практика» – это, фактически, те же обучающие материалы, но… нашего авторства и предназначенные для наших клиентов.
Другими словами – это наш авторский контент. Он, в свою очередь, делится на платный и бесплатный.

Платный контент представляет собой информационные товары, с помощью которых мы удовлетворяем актуальные потребности своих клиентов и зарабатываем себе копеечку на поддержку штанов.

Бесплатный контент – это различные полезные материалы, которыми мы регулярно и щедро делимся со своей ЦА.
Как следствие, мы устанавливаем с ней доверительные отношения и становимся в ее глазах авторитетным экспертом и профессионалом.

Теперь давайте на минутку прервемся и снова подключим глаза к нашим мозгам:

Понятно, что наш платный и бесплатный контент тоже может быть классифицирован по темам, подтемам и т.д. На приведенной схеме не стал этого показывать, чтобы ее излишне не загромождать.

* * *

Возможно, кто-то из вас, коллеги, сочтет более правильным отнести блок «Практика» к классу информации, связанной с ведением инфобизнеса.

Полагаю, что в этом есть рациональное зерно, ведь создание авторского контента – одна из основных задач инфобизнеса. В общем, можно и так, и этак…
Главное, чтобы классификация была удобной и комфортной именно для вас!

Теоретически, «База знаний» и авторский контент могут быть классифицированы еще и по такому критерию, как формат представления информации (текстовый, графический, видео-, аудио-).

Выбор формата крайне важен с точки зрения маркетинга, позволяя максимально учесть предпочтения нашей ЦА.
Вместе с тем, в контексте организации информации данный критерий, на мой взгляд, не играет существенной роли, и по этой причине не стану акцентировать на нем внимание.

* * *

Итак, друзья, классификацию информации, связанной с предметной областью, мы в общих чертах рассмотрели.
Перейдем ко второму классу – к информации, связанной с ведением инфобизнеса.

Здесь тоже будет уместно разделить всю информацию по блокам «Теория» и «Практика».

Блок «Теория» содержит обучающие материалы, которые помогают нам правильно и грамотно исследовать свою рыночную нишу, создать востребованный информационный товар, установить блог, запустить почтовую рассылку и др.

Блок «Практика» – это вся та информация, которая рождается в процессе нашей повседневной практической работы: от перечня конкурирующих информационных товаров до результатов тестирования своих продающих текстов.

Вероятно, наиболее удобной классификацией информации в обоих блоках – и в «Теории», и в «Практике» – будет ее распределение по видам (направлениям) деятельности, составляющим суть любого инфобизнеса.

Выглядеть это может примерно так:

Как вы понимаете, каждое из этих направлений деятельности можно (и нужно!) классифицировать еще более детально, но…

Если мы с вами займемся этим здесь и сейчас, то моя скромная статья превратится в безразмерную простыню, сопоставимую по площади с Южно-Китайским морем.

Оно вам надо? Вряд ли…

Тогда на этом пока остановимся. Надеюсь, основная суть классификации информации вам и так теперь понятна.

От простого к сложному

Что ж, будем считать, что с классификацией всего нашего информационного массива мы благополучно справились!
Теперь ответим на закономерный вопрос: как на практике использовать результаты этой трудоемкой работы?

С одной стороны, нам следовало бы освоить и внедрить специальное программное обеспечение (базу данных), позволяющее оптимально распределять, хранить и быстро находить любую информацию в соответствии с нашей замечательной классификацией. Это был бы идеальный вариант.

С другой же стороны, очевидно, что внедрение такой базы данных требует определенных умений, навыков и затрат, в том числе и финансовых. Увы, не каждый предприниматель (особенно начинающий) сегодня может это себе позволить.

Что ж, ничего страшного, выход есть, и весьма простой!

Для начала вполне достаточно всю цифровую информацию (о бумажной было сказано выше) распределить по компьютерным папкам в строгом соответствии с выполненной нами классификацией.

Уже одно это позволит вам кардинально упорядочить всю информационную работу. Со временем, когда ваш инфобизнес прочно «встанет на ноги», вы сможете перейти на соответствующее программное обеспечение.

Кто-то опять заметит, что все это банально и очевидно. Да, вне всякого сомнения, у каждого из нас в компьютере имеется немереное количество всевозможных папок. Кто бы сомневался…

Вот только скажите откровенно – у каждого ли эти папки (и содержащиеся в них файлы) приведены в четкую и стройную иерархическую структуру, учитывающую специфику инфобизнеса и личные предпочтения?

Риторический вопрос, не так ли?..

* * *

Завершая разговор об организации информации, на десерт поделюсь с вами еще одним очень практичным советом:

Другими словами, структура папок на «Рабочем столе» компьютера, а также в вашем браузере, почтовом клиенте, блоге, архиве почтовой рассылки и других приложениях должна быть, по большому счету, единой.

В результате у вас получится то, что я сам для себя назвал так:

«СКВОЗНАЯ СТРУКТУРА ПАПОК»

Вполне отдаю себе отчет в том, что полностью, на 100 процентов, единой она не получится (в силу специфики каждого приложения), но в основном, в главных аспектах добиться такого единого подхода можно и нужно. Проверено на практике!

Не поленитесь, сделайте это, и проблемы с хранением и поиском любой информации вы забудете, как страшный сон… И будет вам щ-щастье!

Итак, коллеги, мы с вами познакомились с очередным компонентом системы «СОИ», упорядочивающим всю используемую нами информацию.
Далее нас ожидает последний компонент – «Организация рабочих процессов». Последний по списку, но отнюдь не по важности.

Приглашаю вас перейти к статье, завершающей (наконец-то!) нашу безграничную Серию!

СОДЕРЖАНИЕ СЕРИИ СТАТЕЙ

Статья 1: Приступаете к созданию инфобизнеса? А знаете ли вы, что вас ждет?
Статья 2: Самоорганизация? Самоорганизация… Самоорганизация!
Статья 3: Система «Самоорганизация инфобизнесмена»
Статья 4: Постановка целей – отправная точка нашей самоорганизации
Статья 5: Организация времени – первый «кит» нашей самоорганизации
Статья 6: Организация рабочего пространства – второй «кит» нашей самоорганизации
Статья 7: Организация информации – третий «кит» нашей самоорганизации
Статья 8: Организация рабочих процессов – завершающий штрих нашей самоорганизации