Организация времени – первый «кит» нашей самоорганизации

Мечтаете грамотно планировать все дела на предстоящий день, неделю, месяц, год? Пытаетесь не забыть про важные деловые встречи? Стремитесь рационально организовать свою повседневную текущую деятельность? Ок, тогда вот вам мой наилучший совет: ВЫБРОСЬТЕ СВОЙ РАБОЧИЙ КАЛЕНДАРЬ!

Полагаете, это неумная шутка? Отнюдь – серьезен, как никогда.
Ждете разъяснений? Их у нас есть – читайте далее…

Время – удивительная штука.
Каждый день вы можете тратить
его столько же, сколько и Рокфеллер.

Джек Маккей

В предыдущих статьях нашей Серии мы с вами:

• рассмотрели главные проблемы начинающего инфобизнесмена и выяснили, почему для него так важна самоорганизация (статья 1);
• прошли краткий теоретический «курс молодого бойца» по основам самоорганизации личности (статья 2);
• получили общее представление о системе «Самоорганизация инфобизнесмена» («СОИ») и разобрались, из каких компонентов она состоит (статья 3);
• изучили важный компонент «СОИ», являющийся отправной точкой нашей грамотной самоорганизации – «Постановка целей» (статья 4).

Следующий компонент, значение которого трудно переоценить, называется «Организация времени». С ним сегодня и познакомимся.

Сразу оговорюсь – мой эпатажный совет «Выбросить рабочий календарь» дан здесь не ради красного словца.
Чуть ниже постараюсь подробно обосновать необходимость столь страшного, кощунственного и вопиющего действия. Пожалуйста, наберитесь терпения!

«О бедном верблюде замолвите слово…»

Конечно же, невозможно в рамках одной статьи раскрыть все тонкости и нюансы организации времени. Да и смысла особого в этом не вижу.
Сегодня написаны тысячи (если не десятки тысяч) книг по тайм-менеджменту, и дублировать здесь их содержание и глупо, и бессмысленно.

Лучше поделюсь с вами, коллеги, своим практическим опытом в этой сфере применительно к инфобизнесу.

Общеизвестно, что основа тайм-менеджмента – планирование времени с учетом стоящих перед нами целей и задач.

Вот об этом, про наших «планов громадьё», и пойдет речь в данной статье.

Мудрые арабы говорят: «У погонщика верблюдов свои планы, а у верблюда – свои».

Попробуем сделать так, чтобы наши планы и планы нашего вербл… простите, инфобизнеса совпадали!
Для этого покажу вам простой и эффективный способ планирования деятельности предпринимателя, специализирующегося на информационном бизнесе в сети Интернет.

Дальновидные и проницательные, вы, конечно же, догадались, с чего сейчас начну.

Да-да, именно так – и тайм-менеджмент в целом, и планирование как его составная часть должны базироваться на системном подходе.

И не важно, работает ли на вас целая команда помощников или вы трудитесь один – в любом случае в основе вашей деятельности должна быть СИСТЕМА!

Давайте посмотрим, как это будет выглядеть на практике.

«Огласите весь список, пожалуйста!»

Всю совокупность работ, выполняемых в инфобизнесе (как, впрочем, и в любой другой сфере деятельности), можно разбить на два крупных класса:

• разовые работы;
• периодические работы.

Нетрудно догадаться, что разовая работа – это единовременная деятельность, направленная на решение какой-либо неповторяющейся задачи. Выполнил – и забыл, проехали…

Периодические работы, напротив, забыть о себе не дают! Их приходится выполнять регулярно, снова и снова, с завидным постоянством (например, ежедневно, ежемесячно, ежегодно, 2 раза в год и т.д.).

Про выполнение разовых работ (другими словами – про управление проектами) написано немеренное количество литературы. Не станем ее здесь дублировать.

А вот о периодических работах поговорим подробно и обстоятельно. Ведь наш с вами успех в инфобизнесе определяется – кроме всего прочего – и тем, насколько рационально мы их выполняем.
Поделюсь своим скромным опытом в этой части.

Здесь важны два аспекта:

• Во-первых, мы должны четко представлять себе полный перечень таких повторяющихся работ. «Огласите весь список, пожалуйста!».
• Во-вторых, следует грамотно их спланировать. Спланировать так, чтобы ни одна из этих работ не была нами случайно упущена и не осталась «за бортом».

* * *

Начнем с первого аспекта – перечня периодических работ.

В качестве примера перечислю лишь некоторые работы, которые нам, инфобизнесменам, приходится регулярно выполнять на плановой основе с той или иной периодичностью:

ЕЖЕДНЕВНО

• Просмотр электронной почты и подготовка ответов на входящие письма;
• Просмотр комментариев читателей блога и подготовка ответов на их вопросы;
• Подведение итогов текущего дня;
• Планирование следующего дня и др.

ЕЖЕНЕДЕЛЬНО

• Выплата нашим партнерам (аффилиатам) их комиссионного вознаграждения;
• Написание новой заметки для блога (почтовой рассылки);
• Осуществление почтовой рассылки;
• Изучение конкурирующих информационных товаров (ИТ);
• Изучение конкурирующих почтовых рассылок;
• Работа в соцсетях, телеграм-каналах и на форумах, представленных в нашей тематической нише;
• Чтение СМИ по теме нашей специализации;
• Анализ входящих e-mail и комментариев читателей блога с целью выявления «горячих» тем и вопросов целевой аудитории (ЦА) и др.

ЕЖЕМЕСЯЧНО

• Создание и запуск новой полезной бесплатности (лид-магнита);
• Проверка наличия в Сети плагиата наших платных ИТ и бесплатного контента;
• Просмотр и анализ ранее записанных нами идей с целью их отбора для практической реализации (внедрения);
• Разработка плана учебы и повышения нашей квалификации на следующий месяц;
• Выполнение веб-аналитики и разработка плана мероприятий по увеличению трафика;
• Поиск новых конкурирующих сайтов;
• Поиск новых конкурирующих ИТ;
• Поиск новых конкурирующих рассылок и др.

1 РАЗ В 2 МЕСЯЦА

• Привлечение новых партнеров для осуществления совместных проектов;
• Совершенствование и развитие своего сайта;
• Проведение опроса ЦА с целью выявления «горячих» тем и др.

ЕЖЕКВАРТАЛЬНО

• Создание и запуск (релиз) нового платного ИТ;
• Уточнение нашей ЦА и портрета потенциального клиента;
• Выполнение аналитической работы по ключевым аспектам нашего бизнеса;
• Разработка «Маркетингового плана» на предстоящий квартал;
• Подготовка контент-плана для блога и почтовой рассылки на предстоящий квартал;
• Уточнение перечня периодических работ и др.

1 РАЗ В ПОЛУГОДИЕ

• Поиск новых СМИ по теме нашей специализации;
• Уточнение нашей УТП (Уникальной Торговой Позиции);
• Выявление новых угроз бизнесу и способов защиты от них;
• Уточнение стратегии SEO-продвижения и др.

ЕЖЕГОДНО

• Анализ общих (глобальных) тенденций в инфобизнесе;
• Анализ тенденций развития нашей сферы деятельности (тематической ниши);
• Аудит всех наших online-ресурсов и их совершенствование;
• Пролонгация на следующий год доменного имени и услуг хостинга;
• Пролонгация на следующий год услуг сервиса почтовых рассылок;
• Пролонгация на следующий год услуг сервиса приема платежей и др.

Друзья, конечно же, данный перечень не является исчерпывающим и приведен здесь лишь в качестве примера.
Полный состав работ и их периодичность должны определяться, прежде всего, спецификой вашего инфобизнеса и вашими личными предпочтениями.

Постепенно, по мере развития бизнеса и обретения практического опыта, вы сможете уже самостоятельно, опираясь на предложенный мною подход, сформировать свой перечень, с которым вам будет максимально удобно и комфортно работать.

Например, у вашего покорного слуги такой перечень содержит сегодня около двухсот наименований. И это при том, что пока считаю себя лишь начинающим инфобизнесменом.
Подозреваю, что к тому времени, когда «вырасту из детских штанишек» и наберусь побольше ума-разума, сей перечень увеличится в 1,5-2 раза.

Воистину, инфобизнес – это край непуганых периодических работ!

Из жизни крокодилов

Итак, теперь мы наглядно представляем, как много периодических работ, хороших и разных, нам с вами следует регулярно выполнять, чтобы добиться успеха в информационном бизнесе.

Понятно, что все эти работы обязательно должны быть предусмотрены в наших планах, дабы ни одна из них не была по забывчивости упущена.

Вопрос в другом – как наиболее эффективно и рационально организовать такое планирование?

Казалось бы, ответ очевиден – каждую периодическую работу следует внести в свой рабочий календарь. Чего же здесь «велосипед изобретать», не так ли?

Так-то оно так, но…

Вы представляете, сколько времени и терпения нам потребуется, чтобы регулярно, раз за разом, кропотливо и скрупулезно вносить в календарь такие повторяющиеся работы?! Ведь им несть числа! Чернил не напасешься…

А если, не дай Бог, мы что-то упустили и какую-нибудь важную работу своевременно не запланировали?.. «Здравствуй, ужас!».

Наверное, друзья, многие из вас возразят, что сегодня к нашим услугам всевозможные IT-инструменты тайм-менеджмента – от мобильных приложений до «облачных» технологий.

Да, вы правы, все это, безусловно, имеет место быть.

Тем не менее, очень рекомендую вам заниматься планированием НА БУМАГЕ.

И дело не только в том, что я старый (уже перешагнувший 60-летний рубеж) консерватор и дряхлый ретроград, из которого на ходу песок сыпется. Нет, все гораздо проще.

Да-да, я не оговорился – именно меньше! Впрочем, не стану пока углубляться в этот вопрос, ведь у нас с вами сегодня другая тема – планирование.

А что касается приложений для тайм-менеджмента, онлайн-календарей, планировщиков задач, таск-менеджеров и прочих электронных органайзеров – эту тему ни в коем случае не считаю для себя закрытой.
Напротив, в своих будущих публикациях на этом сайте планирую уделять самое пристальное внимание применению IT-технологий для нашей с вами самоорганизации!

* * *

Что ж, если вернуться к планированию на старой доброй бумаге, то вы вправе задать резонный вопрос:

Как избежать многократно повторяющейся, трудоемкой и нудной писанины при использовании традиционного рабочего календаря (ежедневника, еженедельника, ежегодника и др.), и при этом гарантированно ничего не упустить?

«Элементарно, Ватсон»! Вот вам мой простой и мудрый совет:

ВЫБРОСЬТЕ ВАШ КАЛЕНДАРЬ!

Выбросьте подальше и навсегда.

Да, весьма вероятно, что вы – счастливый обладатель самого современного и «навороченного» календаря…

Да, возможно, в нем учтены все последние достижения научной организации труда и тайм-менеджмента…

Да, быть может, он выполнен на прекрасной глянцевой бумаге, приятной на ощупь…

Да, вполне допускаю, что у него изысканный переплет с благородной позолотой и дивная обложка из нежной крокодиловой кожи…

Охотно верю! И, тем не менее, ВЫ-БРОСЬ-ТЕ!

Крокодилы не обидятся. Мы им об этом просто не скажем.

* * *

С большинством из вас, уважаемые коллеги, я не знаком и даже в глаза вас ни разу не видел, но… убежден – ваш замечательный рабочий календарь вам не подходит!

Отчетливо представляю себе ваше праведное возмущение и скорбное недоумение.
Мол, что за экстремистские советы вы, Олег Леонидович, нам даете? Что за хрень несете?!.

Почему это вдруг мой календарь, годами проверенный на практике, мне не подходит? С чего вы взяли?
И почему так категорично и безапелляционно об этом заявляете?!.

Ответ мой на удивление прост:

Уникальная, единственная и неповторимая не с точки зрения превосходства над другими людьми, а в том смысле, что у каждого из нас свои индивидуальные вкусы, интересы и предпочтения. И, простите, «тараканы» в голове тоже свои…

И никакой стандартно-обезличенный календарь, изготовленный многотысячным (если не миллионным) тиражом, в принципе не может учесть две вещи:

• уникальность вашей личности;
• специфику вашего бизнеса.

* * *

Хм… ну ладно, допустим, что календарь мы выбросили. Много ума для этого не надо, «ломать – не строить». А что взамен?

А взамен – несколько простых форм, о которых вам сейчас и поведаю!
Поведаю без наукообразного теоретизирования, опираясь исключительно на свой многолетний практический опыт.

В моей работе использую три основные формы, выполненные на листах формата А4:

• «План работы на год»;
• «План работы на месяц»;
• «План работы на неделю».

Они могут быть выполнены с помощью текстового редактора или электронных таблиц – кому как удобнее.

Все эти формы вы можете посмотреть и скачать здесь, здесь и здесь.

Чтобы вам было удобнее читать дальше, советую распечатать их на бумаге и положить перед собой.

В каждую из трех форм мною внесены соответствующие периодические работы:

• ежедневные и еженедельные работы – в форму «План работы на неделю»;
• ежемесячные работы – в форму «План работы на месяц»;
• ежеквартальные и ежегодные работы, а также работы с периодичностью 1 раз в 2 месяца и 1 раз в полугодие – в форму «План работы на год».

Примечание: Как и в рассмотренных выше перечнях, в формах, которыми вы сейчас любуетесь и наслаждаетесь, отражено лишь мизерное количество периодических работ. Эти формы даны здесь только в качестве примера!

* * *

Возможно, вам покажется удобным иметь еще две дополнительные формы:

• «План работы на квартал»;
• «План работы на полугодие».

Что ж, нет проблем, и флаг вам в руки!

Обратите внимание – мы разнесли все свои многочисленные периодические работы по соответствующим формам только один раз и… на всю оставшуюся жизнь!

Теперь нам уже не придется тратить массу времени на то, чтобы «врукопашную» бесконечно вписывать все эти повторяющиеся работы в свой «крокодиловый» позолоченный календарь с лощеными (простите, глянцевыми) страницами…

И уже ни одна из этих работ не будет нами случайно забыта и оставлена без нашего высочайшего внимания.

Сколько чернил сэкономим! А сколько крокодилов!..

Обзаводимся аквариумом

Таким образом, у нас получились заготовки, своего рода «рыбы»-формы (далее – для краткости – просто «рыбы»), облегчающие нам планирование нашей эпохально-исторической деятельности.

Дальнейший процесс планирования будет прост и традиционен.

Например, у автора сих строк, доблестного и отважного защитника бедных крокодилов, этот процесс включает в себя следующие основные шаги:

Шаг 1. В соответствии со своими стратегическими целями составляю годовой план работы.

Для этого распечатываю нужную мне «рыбу» (форму «План работы на год»), в которой уже представлены соответствующие периодические работы, и от руки дополняю ее работами разовыми, единовременными.

Возможно, кому-то будет удобнее сначала внести (не вручную, а с помощью клавиатуры) в «рыбу» все разовые работы, и уже после этого полностью оформленный годовой план вывести на печать.
Нет проблем, «хозяин – барин». Ведь это ваш план!

Не забудьте только сохранить дополненный вами готовый план под другим именем (с помощью опции «Сохранить как…»), иначе ваша «рыба» игриво помашет вам хвостом, уйдет на глубину и заплывет за корягу.
Придется потом восстанавливать ее по новой.

«Эта песня хороша, начинай сначала!..»

Шаг 2. На основании годового плана разрабатываю план на очередной месяц.

Технология та же: распечатываю форму «План работы на месяц» и дополняю ее необходимыми разовыми работами.

Шаг 3. Аналогично планирую и неделю: распечатываю форму «План работы на неделю» и детально отражаю в ней все разовые работы на каждый день, с понедельника по воскресенье.

Шаг 4. В конце каждого дня подвожу его итоги и уточняю план работы на день грядущий.

Что называется, системный подход в действии. От общего к частному, «сверху вниз»…

Просто и эффективно!

* * *

Внимательный и вдумчивый читатель может спросить:

– А из чего же «вытекает» план годовой? Он-то на основании чего составляется?

Да, вопрос абсолютно логичный и закономерный.

Годовой план у меня «вытекает» из плана Общего.
Для пущей важности можете назвать его «Долгосрочный», «Глобальный», «Генеральный», «Стратегический» и т.п.

Общий же план, в свою очередь, разрабатывается на основании моего Видения и Главных, долгосрочных целей (см. предыдущую статью о постановке целей).

Здесь не стал заострять внимание на Общем плане только ради экономии вашего времени.
Самонадеянно полагаю, что рассмотренной нами триады «Год – Месяц – Неделя» и так вполне достаточно для всестороннего понимания изложенной методологии планирования!

Подведем итоги

Предлагаемая система планирования дает нам, как минимум, три главных преимущества:

• Наглядность и обозримость. Нам видна картина в целом. Как полководец с командной высоты обозревает поле предстоящего сражения, так и мы можем одним взглядом охватить всю картину своего «сражения» на год, месяц, неделю, день… Каждая из трех рассмотренных форм дает нам такую возможность. И разовые работы, и периодические – все они у нас перед глазами, на одном листе бумаги, как на ладони. Мы не «потеряем из виду лес за отдельными деревьями».
• Экономия времени. Нам больше не требуется многократно вносить в рабочий календарь одни и те же бесконечно повторяющиеся периодические работы. Один раз внесли их в «рыбу» – и вот они уже навечно «отлиты в граните». Достаточно лишь время от времени, по мере необходимости, уточнять перечень таких работ.
• Надежность. Все периодические работы четко зафиксированы в соответствующих формах-«рыбах». Риск того, что какая-нибудь важная работа ускользнет от нашего внимания и случайно останется «за бортом», полностью исключен!

* * *

Завершая тему организации времени, добавлю пару слов о прозе жизни.

Рассмотренный нами подход к планированию периодических работ вполне применим и в быту.

Стирка и готовка, походы в магазин и парикмахерскую, мытье полов и кухонной плиты, чистка ковров и, извините, унитаза – все это не что иное, как периодические работы.

Дальнейшие выводы сможете сделать сами!..

* * *

Друзья, не стану скрывать – изложенный здесь метод планирования мог бы дополнить еще целым рядом важных моментов, например:

• дать вам полезные и практичные советы о том, как еще эффективнее использовать «рыбы» из нашего аквариума;
• раскрыть страшную тайну подозрительных и непонятных значков (в частности: *, ”, ~ и др.), повсеместно используемых в моих формах;
• показать на реальном примере сквозной процесс планирования по описанной методологии и др.

Увы, ограниченный по объему формат статьи (пусть даже и лонгрида) не позволяет мне развернуться так широко и привольно.

К счастью, ситуация не безнадежна!
О том, как сполна почерпнуть всю эту дополнительную информацию (и плюс еще полный чемодан всяких разных полезностей), вы узнаете в конце нашей эпохальной Серии.

Должен же я внести хоть какую-то интригу после столь длинного и нудного повествования, вы согласны?!

Итак, коллеги, мы с вами обстоятельно проработали компонент системы «СОИ», нацеленный на организацию времени.
Теперь давайте уделим внимание компоненту «Организация рабочего пространства».

Приглашаю вас перейти к следующей статье!

СОДЕРЖАНИЕ СЕРИИ СТАТЕЙ

Статья 1: Приступаете к созданию инфобизнеса? А знаете ли вы, что вас ждет?
Статья 2: Самоорганизация? Самоорганизация… Самоорганизация!
Статья 3: Система «Самоорганизация инфобизнесмена»
Статья 4: Постановка целей – отправная точка нашей самоорганизации
Статья 5: Организация времени – первый «кит» нашей самоорганизации
Статья 6: Организация рабочего пространства – второй «кит» нашей самоорганизации
Статья 7: Организация информации – третий «кит» нашей самоорганизации
Статья 8: Организация рабочих процессов – завершающий штрих нашей самоорганизации