Организация времени – первый «кит» вашей самоорганизации

Тайм-менеджмент и организация времени Организация времени

Мечтаете грамотно планировать все дела на предстоящий день, неделю, месяц, год? Пытаетесь не забыть про важные деловые встречи? Стремитесь рационально организовать свою повседневную текущую деятельность? Ок, тогда вот вам мой наилучший совет:

ВЫБРОСЬТЕ СВОЙ РАБОЧИЙ КАЛЕНДАРЬ!

Полагаете, это неумная шутка? Отнюдь – серьезен, как никогда.
Ждете разъяснений? Их у нас есть – читайте далее…

Коллеги, данный материал бесстыдно позаимствован мною из моей же электронной книги «Информационный бизнес без суеты и стресса: как инфобизнесмену повысить свою личную эффективность с помощью грамотной самоорганизации. Базовый курс» (глава 2.2).

Цель публикации материала здесь, в блоге – дать более полное представление о содержании и практической ценности Базового курса тем, кто еще не принял решение о целесообразности его приобретения.

Если вы уже являетесь счастливым обладателем такого Курса, то жизнь удалась и вам крупно повезло – можете сэкономить мешок времени на чтении этой статьи!

Время – удивительная штука.
Каждый день вы можете тратить
его столько же, сколько и Рокфеллер.

Джек Маккей

В статье, посвященной описанию системы «Самоорганизация инфобизнесмена» («СОИ»), отмечено, что одним из ее компонентов (наряду с «Организацией информации», «Организацией пространства» и др.) является «Организация времени».

Этому важнейшему компоненту «СОИ» и посвящена сегодняшняя статья.

Сразу оговорюсь – мой эпатажный совет «Выбросить рабочий календарь» дан здесь не ради красного словца.
Чуть ниже постараюсь подробно обосновать необходимость столь страшного, кощунственного и вопиющего действия. Пожалуйста, наберитесь терпения!

«О бедном верблюде замолвите слово…»

Конечно же, невозможно в рамках одной статьи раскрыть все тонкости и нюансы организации времени. Да и смысла особого в этом не вижу.
Сегодня написаны тысячи (если не десятки тысяч) книг по тайм-менеджменту, и дублировать здесь их содержание и глупо, и бессмысленно.

Лучше поделюсь с вами, коллеги, своим практическим опытом в этой сфере применительно к инфобизнесу.

Общеизвестно, что основа тайм-менеджмента – планирование нашего времени с учетом стоящих перед нами целей и задач.

Вот об этом, про наших «планов громадьё», и пойдет речь в данном материале.

Мудрые арабы говорят:

«У погонщика верблюдов свои планы, а у верблюда – свои».

Попробуем сделать так, чтобы наши планы и планы нашего вербл… простите, инфобизнеса совпадали!
Для этого покажу вам простой и эффективный способ планирования деятельности предпринимателя, специализирующегося на информационном бизнесе в сети Интернет.

Дальновидные и проницательные, вы, конечно же, догадались, с чего сейчас начну.

Да-да, именно так – и тайм-менеджмент в целом, и планирование как его составная часть должны базироваться на системном подходе.

И не важно, работает ли на вас целая команда помощников или вы трудитесь один – в любом случае в основе вашей деятельности должна быть система!

Не вдаваясь в излишнюю заумь и наукообразие, здесь, в контексте организации времени, под системой будем подразумевать планирование определенных работ в определенной последовательности.

Вот об этом давайте подробнее и поговорим.

«Огласите весь список, пожалуйста!»

Всю совокупность работ, выполняемых в инфобизнесе (как, впрочем, и в любой другой сфере деятельности), можно разбить на два крупных класса:

  • разовые работы;
  • периодические работы.

Нетрудно догадаться, что разовая работа – это единовременная деятельность, направленная на решение какой-либо неповторяющейся задачи. Выполнил – и забыл, проехали…

Периодические работы, напротив, забыть о себе не дают! Их приходится выполнять регулярно, снова и снова, с завидным постоянством (например, ежедневно, ежемесячно, ежегодно, 2 раза в год и т.д.).

Вне всякого сомнения, наш с вами успех во многом определяется тем, как грамотно и эффективно мы организуем выполнение именно периодических работ. Поделюсь своим скромным опытом в этой части.

Здесь важны два аспекта:

  • Во-первых, мы должны четко представлять себе полный перечень таких повторяющихся работ. «Огласите весь список, пожалуйста!».
  • Во-вторых, следует грамотно спланировать их выполнение. Спланировать так, чтобы ни одна из этих работ не была нами случайно упущена и не осталась «за бортом».

Начнем с первого аспекта – перечня периодических работ.

В качестве примера перечислю лишь некоторые работы, которые нам, инфобизнесменам, приходится регулярно выполнять на плановой основе с той или иной периодичностью:

ЕЖЕДНЕВНО

  • Просмотр электронной почты и подготовка ответов на входящие письма;
  • Просмотр комментариев читателей блога и подготовка ответов на их вопросы;
  • Подведение итогов текущего дня;
  • Планирование следующего дня и др.

ЕЖЕНЕДЕЛЬНО

  • Выплата нашим партнерам (аффилиатам) их комиссионного вознаграждения;
  • Написание новой заметки для блога (почтовой рассылки);
  • Осуществление почтовой рассылки;
  • Изучение конкурирующих информационных товаров (ИТ);
  • Изучение конкурирующих почтовых рассылок;
  • Работа в соцсетях и на форумах, представленных в нашей тематической нише;
  • Чтение СМИ по теме нашей специализации;
  • Анализ входящих писем и комментариев читателей блога с целью выявления «горячих» тем и вопросов целевой аудитории (ЦА) и др.

ЕЖЕМЕСЯЧНО

  • Создание и запуск новой полезной бесплатности (лид-магнита);
  • Поиск новых конкурирующих сайтов;
  • Поиск новых конкурирующих ИТ;
  • Поиск новых конкурирующих рассылок;
  • Проверка наличия в Сети плагиата наших платных ИТ и бесплатного контента;
  • Просмотр и анализ ранее записанных нами идей с целью их отбора для практической реализации (внедрения);
  • Разработка Плана учебы и повышения нашей квалификации на следующий месяц;
  • Разработка Плана подготовки писем для почтовой рассылки на следующий месяц и др.

1 РАЗ В 2 МЕСЯЦА

  • Проведение кампании вирусного маркетинга;
  • Привлечение новых партнеров для осуществления совместных проектов;
  • Проведение опроса ЦА с целью выявления «горячих» тем и др.

ЕЖЕКВАРТАЛЬНО

  • Создание и запуск (релиз) нового платного ИТ;
  • Уточнение нашей ЦА и портрета потенциального клиента;
  • Выполнение аналитической работы по всем аспектам нашего бизнеса;
  • Разработка «Маркетингового плана» на предстоящий квартал;
  • Пересмотр списка получаемых почтовых рассылок;
  • Уточнение перечня периодических работ и др.

1 РАЗ В ПОЛУГОДИЕ

  • Поиск новых СМИ по теме нашей специализации;
  • Уточнение нашей УТП (Уникальной Торговой Позиции);
  • Выбор новых товаров с правом перепродажи;
  • Уточнение структуры и классификации (каталогизации) контента в блоге и др.

ЕЖЕГОДНО

  • Анализ общих (глобальных) тенденций в инфобизнесе;
  • Анализ тенденций развития нашей сферы деятельности (тематической ниши);
  • Аудит всех наших online-ресурсов и их совершенствование;
  • Изменение и/или доработка, при необходимости, дизайна блога;
  • Пролонгация на следующий год услуг хостинга и доменного имени;
  • Пролонгация на следующий год услуг сервиса почтовых рассылок;
  • Пролонгация на следующий год услуг сервиса приема платежей и др.

Конечно же, данный перечень не является исчерпывающим и приведен здесь лишь в качестве примера.
Полный состав работ и их периодичность должны определяться, прежде всего, вашими личными предпочтениями и спецификой вашего бизнеса.

Постепенно, по мере развития своего бизнеса и обретения практического опыта, вы сможете уже самостоятельно, опираясь на предложенный мною подход, формировать свой перечень, с которым вам будет максимально удобно и комфортно работать.

Из жизни крокодилов

Итак, теперь мы наглядно представляем, как много периодических работ, хороших и разных, нам с вами следует регулярно выполнять, чтобы добиться успеха в информационном интернет-бизнесе.

Понятно, что все эти работы обязательно должны быть предусмотрены в наших планах, дабы ни одна из них не была по забывчивости упущена.

Вопрос в другом – как наиболее эффективно и рационально организовать такое планирование?

Казалось бы, ответ очевиден – каждую периодическую работу следует внести в свой рабочий календарь. Чего же здесь «велосипед изобретать», не так ли?

Так то оно так, но…

Вы представляете, сколько времени и терпения вам потребуется, чтобы регулярно, раз за разом, кропотливо и скрупулезно вносить в календарь такие повторяющиеся работы?! Ведь их десятки! Чернил не напасешься…

А если, не дай Бог, вы что-то упустили и какую-нибудь важную работу своевременно не запланировали?.. «Здравствуй, ужас!».

Наверное, многие из вас возразят, что сегодня к нашим услугам всевозможные электронные инструменты тайм-менеджмента – от мобильных органайзеров до «облачных» технологий.

Да, вы правы, все это, безусловно, имеет место быть.

Тем не менее, очень рекомендую вам заниматься планированием НА БУМАГЕ.

И дело не в том, что я старый (уже перешагнувший 60-летний рубеж) консерватор и дряхлый ретроград, из которого на ходу песок сыпется. Нет, все гораздо проще.

Ваш престарелый покорный слуга на 100 % разделяет мнение ведущих интернет-предпринимателей (кстати, весьма молодых и очень прогрессивных!) о том, что для достижения успеха в online-бизнесе следует, по-возможности, меньше времени проводить за компьютером.

Да-да, я не оговорился – именно меньше! Впрочем, не стану углубляться в этот вопрос, ведь у нас с вами сегодня другая тема – планирование.

Что ж, если вернуться к планированию на старой доброй бумаге, то вы вправе задать вполне резонный вопрос:

Как избежать многократно повторяющейся трудоемкой нудной писанины при использовании традиционного рабочего календаря (ежедневника, еженедельника, ежегодника и др.), и при этом гарантированно ничего не упустить?

«Элементарно, Ватсон»! Вот вам мой простой и мудрый совет:

ВЫБРОСЬТЕ ВАШ КАЛЕНДАРЬ!

Выбросьте подальше и навсегда.

Да, весьма вероятно, что вы – счастливый обладатель самого современного и «навороченного» календаря…

Да, возможно, в нем учтены все последние достижения научной организации труда и тайм-менеджмента…

Да, быть может, он выполнен на прекрасной глянцевой бумаге, приятной на ощупь…

Да, вполне допускаю, что у него изысканный переплет с благородной позолотой и дивная обложка из нежной крокодиловой кожи…

Охотно верю! И, тем не менее, ВЫ-БРОСЬ-ТЕ!

Крокодилы не обидятся. Мы им об этом просто не скажем.

С большинством из вас, уважаемые коллеги, я не знаком и даже в глаза вас ни разу не видел, но… убежден – ваш замечательный рабочий календарь вам не подходит!

Отчетливо представляю себе ваше праведное возмущение и скорбное недоумение.
Мол, что за экстремистские советы вы, Олег Леонидович, нам даете? Что за хрень порете?!.

Почему это вдруг мой календарь, годами проверенный на практике, мне не подходит? С чего вы взяли?
И почему так категорично и безапелляционно об этом заявляете?!.

Ответ мой на удивление прост:

Ваш календарь вам не подходит потому, что вы – уникальная, единственная и неповторимая ЛИЧНОСТЬ!

И никакой стандартно-обезличенный календарь, изготовленный многотысячным (если не миллионным) тиражом, в принципе не может учесть две вещи:

  • Уникальность вашей личности;
  • Специфику вашего бизнеса.

Хм… ну ладно, допустим, что календарь мы выбросили. Много ума для этого не надо, «ломать – не строить». А что взамен?

А взамен – несколько простых форм, о которых вам сейчас и поведаю!
Поведаю без наукообразного теоретизирования, опираясь исключительно на свой многолетний практический опыт.

В своей работе использую три основные формы, выполненные на листах формата А4:

  • «План работы на год»;
  • «План работы на месяц»;
  • «План работы на неделю».

Они могут быть выполнены с помощью текстового редактора или электронных таблиц – кому как удобнее.

Все эти формы вы можете посмотреть и скачать здесь, здесь и здесь.

Чтобы вам было удобнее читать дальше, советую распечатать их на бумаге и положить перед собой.

В каждую из трех форм мною внесены соответствующие периодические работы:

  • Ежедневные и еженедельные работы – в форму «План работы на неделю»;
  • Ежемесячные работы – в форму «План работы на месяц»;
  • Ежеквартальные и ежегодные работы, а также работы с периодичностью 1 раз в 2 месяца и 1 раз в полугодие – в форму «План работы на год».

Возможно, вам покажется удобным иметь еще две дополнительные формы:

  • «План работы на квартал»;
  • «План работы на полугодие».

Что ж, нет проблем, и флаг вам в руки!

Главное, чтобы совокупность всех этих форм учитывала именно вашу личность, ваши индивидуальные предпочтения и специфику вашего бизнеса.

Обратите внимание – вы разнесли все свои многочисленные периодические работы по соответствующим формам только один раз и… на всю оставшуюся жизнь!

Теперь вам уже не придется тратить массу времени на то, чтобы «врукопашную» бесконечно вписывать все эти повторяющиеся работы в свой «крокодиловый» позолоченный календарь с лощеными (простите, глянцевыми) страницами…

И уже ни одна из этих работ не будет вами случайно забыта и оставлена без вашего внимания.

Сколько чернил сэкономите! А сколько крокодилов!..

Обзаводимся аквариумом

Таким образом, у нас получились заготовки, своего рода «рыбы»-формы (далее – для краткости – просто «рыбы»), облегчающие нам планирование нашей эпохально-исторической деятельности.

Дальнейший процесс планирования будет прост и традиционен.

Например, у автора сих строк, доблестного и отважного защитника бедных крокодилов, этот процесс включает в себя следующие основные шаги:

Шаг 1. В соответствии со своими стратегическими целями составляю годовой план работы.

Для этого распечатываю нужную мне «рыбу» (форму «План работы на год»), в которой уже представлены соответствующие периодические работы, и от руки дополняю ее работами разовыми, единовременными.

Возможно, кому-то будет удобнее сначала внести (не вручную, а с помощью клавиатуры) в «рыбу» все разовые работы, и уже после этого полностью оформленный годовой план вывести на печать.
Нет проблем, «хозяин – барин». Ведь это ваш план!

Не забудьте только сохранить дополненный вами готовый план под другим именем (с помощью опции «Сохранить как…»), иначе ваша «рыба» помашет вам хвостом, уйдет на глубину и заплывет за корягу.
Придется потом восстанавливать ее по новой.

«Эта песня хороша, начинай сначала!..»

Шаг 2. На основании годового плана разрабатываю план на очередной месяц.

Технология та же: распечатываю форму «План работы на месяц» и дополняю ее необходимыми разовыми работами.

Шаг 3. Аналогично планирую и неделю: распечатываю форму «План работы на неделю» и детально отражаю в ней все разовые работы на каждый день, с понедельника по воскресенье.

Шаг 4. В конце каждого дня подвожу его итоги и уточняю план работы на день грядущий.

Таким образом, при планировании руководствуюсь хорошо известным принципом «вложенных матрешек», когда каждый последующий план вытекает из предыдущего: из годового – месячный, из месячного – недельный, из недельного – дневной.

Что называется, системный подход в действии! От общего к частному, «сверху вниз»…

Просто и эффективно!

Внимательный и вдумчивый читатель может спросить:

– А из чего же «вытекает» план годовой? Он-то на основании чего составляется?

Да, вопрос абсолютно логичный и закономерный.

Годовой план у меня «вытекает» из плана Общего.
Для пущей важности можете назвать его «Долгосрочный», «Глобальный», «Генеральный», «Стратегический» и т.п.

Общий же план, в свою очередь, разрабатывается на основании моего Видения и Главных, долгосрочных целей (см. статью о постановке целей).

Здесь не стал заострять внимание на Общем плане только ради экономии вашего времени.
Самонадеянно полагаю, что рассмотренной нами триады «Год – Месяц – Неделя» и так вполне достаточно для всестороннего понимания изложенной методологии планирования!

* * *

Что ж, мое длинное и нудное повествование затянулось, пора подводить итоги.

Предлагаемая система планирования дает вам, как минимум, три главных преимущества:

  • Наглядность и обозримость. Вам видна картина в целом. Как полководец с командной высоты обозревает поле предстоящего сражения, так и вы можете одним взглядом охватить всю картину своего «сражения» на год, месяц, неделю, день… Каждая из трех рассмотренных форм дает вам такую возможность. И разовые работы, и периодические – все они у вас перед глазами, на одном листе бумаги, как на ладони. Вы не «потеряете из виду лес за отдельными деревьями»;
  • Экономия времени. Вам больше не требуется многократно вносить в рабочий календарь одни и те же повторяющиеся периодические работы. Один раз внесли их в «рыбу» – и вот они уже навечно «отлиты в граните» (простите, Дмитрий Анатольевич!). Достаточно лишь время от времени, по мере необходимости, уточнять перечень таких работ);
  • Надежность. Все периодические работы четко зафиксированы в соответствующих формах-«рыбах». Риск того, что какая-нибудь важная работа ускользнет от вашего внимания и случайно останется «за бортом», полностью исключен!

* * *

Завершая тему организации времени, добавлю пару слов о прозе жизни.

Рассмотренный нами подход к планированию периодических работ вполне применим и в быту.

Стирка и готовка, походы в магазин и парикмахерскую, мытье полов и кухонной плиты, чистка ковров и, извините, унитаза – все это не что иное, как периодические работы.

Дальнейшие выводы сможете сделать сами!..

* * *

Коллеги, не стану скрывать – изложенный здесь метод планирования мог бы дополнить еще целым рядом важных моментов, например:

  • дать вам полезные и практичные советы о том, как еще эффективнее использовать «рыбы» из нашего аквариума;
  • раскрыть страшную тайну подозрительных и непонятных значков (в частности: *, ”, ~ и др.), повсеместно используемых в моих формах;
  • показать на реальном примере сквозной процесс планирования по описанной методологии и др.

Увы, ограниченный по объему формат статьи (пусть даже и лонгрида) не позволяет мне развернуться так широко и привольно.

К счастью, ситуация не безнадежна!
Всю эту дополнительную информацию (и плюс еще полный чемодан всяких разных полезностей) вы можете почерпнуть в моей электронной книге

«Информационный бизнес без суеты и стресса:
как инфобизнесмену повысить свою личную эффективность
с помощью грамотной самоорганизации.
Базовый курс».

Приобрести данный Курс можно здесь.

Уважая авторское право, размещаю ссылку на источник иллюстрации, использованной мною в этой статье:
Изображение от upklyak на Freepik

 

Поделиться с друзьями
Олег Змановских

Эксперт по самоорганизации. Автор данного сайта и системы «СОИ» – «Самоорганизация инфобизнесмена».
Помогаю инфобизнесменам повысить их личную эффективность с помощью грамотной самоорганизации.

Оцените автора
Информационный бизнес без суеты и стресса: самоорганизация инфобизнесмена
Коллеги, буду рад увидеть ваш комментарий:

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

двадцать − 9 =