Организация информации – третий «кит» вашей самоорганизации

Систематизация и упорядочивание информации Организация информации

Вам становится все труднее ориентироваться в имеющейся у вас информации? Тратите все больше и больше времени на поиски нужных папок и файлов? Пыльные стопки бумажных документов застилают солнце и медленно, но верно оккупируют ваше рабочее пространство?

Есть ли спасение от всего этого? Да, конечно! Найдем решение вместе…

Коллеги, данный материал бесстыдно позаимствован мною из моей же электронной книги «Информационный бизнес без суеты и стресса: как инфобизнесмену повысить свою личную эффективность с помощью грамотной самоорганизации. Базовый курс» (глава 2.4).

Цель публикации материала здесь, в блоге – дать более полное представление о содержании и практической ценности Базового курса тем, кто еще не принял решение о целесообразности его приобретения.

Если вы уже являетесь счастливым обладателем такого Курса, то жизнь удалась и вам крупно повезло – можете сэкономить мешок времени на чтении этой статьи!

Информация – это те знания, которые вы
приобретаете, когда ищете совсем иные.

Неизвестный автор

В статье, посвященной описанию системы «Самоорганизация инфобизнесмена» («СОИ»), отмечено, что одним из ее компонентов (наряду с «Организацией времени», «Организацией пространства» и др.) является «Организация информации».

Глубоко убежден, что значение этого компонента для нашей личной эффективности переоценить невозможно.
Вот эту тему давайте сегодня и обсудим.
Ведь кому, как не нам, волшебникам и кудесникам информационного бизнеса, говорить об организации информации, не правда ли?!

Классификация? Классификация… Классификация!

В работе с информацией существует масса эффективных приемов, методик и «секретов», подробно рассмотренных в специальной литературе. Не вижу смысла здесь их дублировать.

Не стану обсуждать и всевозможные тонкости хранения информации, ее резервного копирования и прочие сугубо технические «примочки». В этой сфере и без меня хватает грамотных специалистов.

В данной статье остановлюсь лишь на одном-единственном вопросе, но…
Вопрос этот – по моему скромному мнению – является ключевым (и даже основополагающим!) для грамотной организации информации.

Речь пойдет о КЛАССИФИКАЦИИ информации.

Если в статье, посвященной организации времени, «гвоздем программы» было планирование, то организацию информации рассмотрим «сквозь призму» ее классификации.

Как и все наши предыдущие деяния, классификацию будем проводить с целостных, системных позиций и, конечно же, применительно к вашему информационному интернет-бизнесу!

В любой сфере человеческой деятельности существуют самые разные критерии классификации чего бы то ни было. Для информации такими критериями являются, например:

  • источники получения;
  • цели использования;
  • виды носителей;
  • форматы представления;
  • периодичность получения;
  • степень секретности и др.

Безусловно, список критериев можно продолжать еще и еще…

«Таки да, но нет»!

Не станем погружаться в излишнее наукообразие и теоретизирование. Тем более, что не каждый критерий актуален для информационного бизнеса. Давайте лучше сразу перейдем к практическим вопросам.

Нам с вами, доблестным инфобизнесменам, приходится иметь дело с чрезвычайно большим массивом информации.
Чтобы грамотно его упорядочить, классификацию информации следует проводить с учетом двух важных моментов:

  • специфика вашего инфобизнеса;
  • ваши индивидуальные предпочтения и склонности.

Как следствие, возможны различные способы классификации одного и того же информационного массива. Единого рецепта здесь нет и быть не может в принципе.

Тем не менее, можно сформулировать некоторые общие для любого инфобизнесмена советы и рекомендации, цель которых – максимально упорядочить всю вашу информацию и повысить эффективность работы с ней.
Вот об этом давайте и поговорим.

Безбумажный офис?
«Мечты, мечты, где ваша сладость?..»

Начну с самого простого совета:

Пожалуйста, не слишком обольщайтесь концепцией так называемого «безбумажного офиса»! Избавьтесь от иллюзии, что вы можете в своей работе полностью обойтись без бумажных носителей информации.

Вне всякого сомнения, большая часть информации в нашем бизнесе представлена в цифровом виде.
Вместе с тем, нашим шаловливым ручкам еще не скоро суждено забыть волнующую шероховатость бумаги.

О чем идет речь?

Во-первых, о документах. Несмотря на тенденцию цифровизации всех сфер нашего общества, невзирая на замечательный портал «Госуслуги» и иже с ними, 100-процентный отказ от бумажной документации нам пока не грозит!

Во-вторых, вы – как эксперт в своей сфере деятельности – наверняка заботитесь о своем профессиональном росте и работаете с различными обучающими материалами, в том числе с книгами и периодическими деловыми изданиями (СМИ).
И отнюдь не все они представлены в электронном виде. Без традиционных бумажных изданий нам зачастую тоже не обойтись…

В-третьих, даже электронные книги и обучающие курсы зачастую целесообразно вывести на бумагу и работать с ними в печатном виде.
Ваши добрые усталые глаза будут вам бесконечно благодарны!

Подобных примеров можно привести еще много, но и рассмотренных, надеюсь, вполне достаточно. Какой же из всего этого следует практический вывод?

Он прост, как хозяйственное мыло: на вашем рабочем месте должно быть предусмотрено (упорядоченное) хранение информации на бумажных носителях – от регистрационных документов до учебных пособий.
Документы – в соответствующих папках (скоросшивателях), книги и журналы – в шкафах и/или на полках.

Итак, мы с вами – возможно, даже и сами того не заметив – классифицировали свой бесконечный информационный массив по одному из основных критериев – по виду носителя информации (цифровой / бумажный).

Воистину, наш научный подход живет и побеждает!
О’кей, будем развивать успех.

«Разделяй и властвуй!»

Следующий важный момент – всю информацию, которой мы оперируем, следует четко разделить на два крупных класса:

  • информация, связанная с предметной областью;
  • информация, связанная с ведением инфобизнеса.

Под предметной областью подразумевается предмет (отрасль знаний, дисциплина, тематика), который мы «преподаем» целевой аудитории, которому мы обучаем своих клиентов и делимся с ними полезным контентом.

Здесь поле нашей с вами деятельности безгранично!

Мы можем учить изготовлению корпусной мебели, написанию электронных книг, дрессировке немецких овчарок, личностному росту, быстрому похудению, вязанию крючком, выращиванию голубых помидоров и т.д. и т.п.
Вот это и есть предметная область для каждого из нас.

Под ведением инфобизнеса предполагается выполнение определенных действий с целью получения прибыли от продажи информационных товаров и услуг, востребованных нашей целевой аудиторией.

Казалось бы, деление информации на два рассмотренных класса вполне очевидно, не так ли?

Согласен, очевидно. Но если бы вы только знали, как много предпринимателей – особенно начинающих – никогда об этом даже и не задумывались…

Твердо усвойте эту простейшую классификацию – и упорядоченность вашего инфобизнеса сразу же возрастет на порядок (простите за тавтологию)!

Когда мне не хватает моих цыплячьих мозгов, стараюсь помочь им глазами. Иными словами, пытаюсь стоящую передо мной проблему представить визуально, на бумаге, с использованием графических изображений. Очень помогает, рекомендую!

Давайте воспользуемся этим замечательным опытом и – для большей наглядности – закрепим сказанное выше в графическом виде:

Вдоволь налюбовавшись приведенной схемой, продолжим наводить элементарный порядок в наших бумагах, файлах и мозгах, продвигаясь – в соответствии с системным подходом – об общего к частному.

От теории – к практике

Информация, связанная с предметной областью, может быть, в свою очередь, разделена на два крупных блока. Условно назовем их «Теория» и «Практика».

«Теория» – это всевозможные книги и статьи, журналы и газеты, обзоры и аналитические материалы, руководства и инструкции, а также прочие материалы других авторов, которые вы изучали, изучаете и будете изучать для того, чтобы стать признанным экспертом в глазах вашей целевой аудитории.

Этого вопроса мы чуть ранее уже коснулись, отметив, что данная информация может быть представлена как в цифровом виде, так и в старом добром бумажном (печатном).

По сути, это «База знаний», которая способствует вашему постоянному профессиональному росту в выбранной вами предметной области.
Чтобы вы могли легко и быстро ориентироваться в данной информации, ее, конечно же, следует классифицировать по темам, подтемам и т.д.

«Практика» – это, фактически, те же обучающие материалы, но… вашего авторства и предназначенные для ваших клиентов. Другими словами – это ваш авторский контент! Он, в свою очередь, делится на платный и бесплатный.
Платный контент представляет собой информационные товары, с помощью которых вы удовлетворяете актуальные потребности своих клиентов и зарабатываете себе копеечку на поддержку штанов.

Бесплатный контент – это различные обучающие материалы, которыми вы регулярно и щедро делитесь со своей целевой аудиторией.
Как следствие, вы устанавливаете с ней доверительные отношения и становитесь в ее глазах авторитетным экспертом и профессионалом.

Теперь давайте на минутку прервемся и снова подключим глаза к нашим мозгам:

Понятно, что ваш платный и бесплатный контент тоже может быть классифицирован по темам, подтемам и т.д. На приведенной схеме не стал этого показывать, чтобы ее излишне не загромождать.

Возможно, кто-то из вас, коллеги, сочтет более правильным отнести блок «Практика» к классу информации, связанной с ведением инфобизнеса.

Полагаю, что в этом есть рациональное зерно, ведь создание авторского контента – одна из основных задач при ведении инфобизнеса. В общем, можно и так, и этак…
Главное, чтобы классификация была удобной и комфортной именно для вас!

Кстати, и «База знаний», и авторский контент могут быть классифицированы еще по такому критерию, как форматы представления информации (текстовый, графический, видео-, аудио-).

Выбор формата крайне важен с точки зрения маркетинга, позволяя максимально учесть предпочтения вашей целевой аудитории.
Вместе с тем, в контексте организации информации данный критерий, на мой взгляд, не играет существенной роли, и по этой причине не стану акцентировать на нем внимание.

* * *

Итак, классификацию информации, связанной с предметной областью, мы в общих чертах рассмотрели.
Перейдем ко второму классу – к информации, связанной с ведением инфобизнеса.

Здесь тоже будет уместно разделить всю информацию по блокам «Теория» и «Практика».

Блок «Теория» содержит обучающие материалы, которые помогут вам правильно и грамотно исследовать свою рыночную нишу, создать востребованный информационный товар, установить блог, запустить почтовую рассылку и др.

Блок «Практика» – это вся та информация, которая рождается в процессе вашей повседневной практической работы: от перечня конкурирующих информационных товаров до результатов тестирования ваших продающих текстов.

Вероятно, наиболее удобной классификацией информации в обоих блоках – и в «Теории», и в «Практике» – будет ее распределение по видам (направлениям) деятельности, составляющим суть любого инфобизнеса.

Выглядеть это может примерно так:

Как вы понимаете, каждое из этих направлений деятельности можно (и нужно!) классифицировать еще более детально, но…

Если мы с вами займемся этим здесь и сейчас, то моя скромная статья превратится в безразмерную простыню, сопоставимую по площади с Южно-Китайским морем.
Оно вам надо?

Тогда на этом пока остановимся. Надеюсь, основная суть классификации информации вам и так теперь понятна.

От простого к сложному

Что ж, будем считать, что с классификацией всего нашего информационного массива мы благополучно справились!
Теперь ответим на закономерный вопрос: как на практике использовать результаты этой трудоемкой работы?

С одной стороны, нам следовало бы освоить и внедрить специальное программное обеспечение (базу данных), позволяющее оптимально распределять, хранить и быстро находить любую информацию в соответствии с нашей замечательной классификацией. Это был бы идеальный вариант.

С другой же стороны, очевидно, что внедрение такой базы данных требует определенных умений, навыков и затрат, в том числе и финансовых. Увы, не каждый предприниматель (особенно начинающий) сегодня может это себе позволить.

Что ж, ничего страшного, выход есть, и весьма простой!
Для начала вполне достаточно всю цифровую информацию (о бумажной было сказано выше) распределить по компьютерным папкам в строгом соответствии с выполненной вами классификацией.

Уже одно это позволит вам кардинально упорядочить всю вашу информационную работу. Со временем, когда ваш инфобизнес прочно «встанет на ноги», вы сможете перейти на соответствующее программное обеспечение.

Кто-то опять заметит, что все это банально и очевидно. Да, вне всякого сомнения, у каждого из нас в компьютере имеется немереное количество всевозможных папок.
Кто бы сомневался…

Вот только скажите откровенно – у каждого ли эти папки (и содержащиеся в них файлы) приведены в четкую и стройную иерархическую структуру, учитывающую специфику инфобизнеса и личные предпочтения?

Риторический вопрос, не так ли?..

* * *

Завершая разговор об организации информации, на десерт поделюсь с вами еще одним очень практичным советом:

Иерархическую структуру папок, созданных вами на базе всесторонней классификации информации, распространите на ВСЕ приложения, с которыми вам приходится работать.

Другими словами, структура папок на «Рабочем столе» компьютера, а также в вашем браузере, почтовом клиенте, блоге, архиве почтовой рассылки и других приложениях должна быть, по большому счету, единой!

В результате у вас получится то, что я сам для себя назвал так:

«СКВОЗНАЯ СТРУКТУРА ПАПОК»

Вполне отдаю себе отчет в том, что полностью, на 100 процентов, единой она не получится (в силу специфики каждого приложения), но в основном, в главных аспектах добиться такого единого подхода можно и нужно. Проверено на практике!

Не поленитесь, сделайте это, и проблемы с хранением и поиском любой информации вы забудете, как страшный сон… И будет вам щ-щастье!

* * *

P.S. Коллеги, еще больше практических рекомендаций по организации и упорядочиванию всей вашей информации вы можете найти в моей электронной книге

«Информационный бизнес без суеты и стресса:
как инфобизнесмену повысить свою личную эффективность
с помощью грамотной самоорганизации.
Базовый курс».

Приобрести данный Курс можно здесь.

Уважая авторское право, размещаю ссылку на источник иллюстрации, использованной мною в начале этой статьи:
Изображение от macrovector на Freepik

 

Поделиться с друзьями
Олег Змановских

Эксперт по самоорганизации. Автор данного сайта и системы «СОИ» – «Самоорганизация инфобизнесмена».
Помогаю инфобизнесменам повысить их личную эффективность с помощью грамотной самоорганизации.

Оцените автора
Информационный бизнес без суеты и стресса: самоорганизация инфобизнесмена
Коллеги, буду рад увидеть ваш комментарий:

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

два × 3 =

  1. Игорь

    Очень актуальная статья.

    Ответить
  2. Олег Змановских автор

    Спасибо, Игорь!

    Ответить